8 советов: как организовать себя и своё рабочее место для повышения производительности

03.12.2013 | 10:38 Аналитика

Если ваше рабочее пространство находится в хаосе, вы теряете продуктивность работы. Эти восемь советов могут помочь вам сохранить её и получить максимальную отдачу от каждого часа дня.

Вы проводите больше времени, разыскивая документы, материалы, сообщения электронной почты или зарядное устройство мобильного телефона, чем вы тратите на работу? Если это так, вы теряете драгоценную производительность труда. Тем не менее, хорошей новостью является то, что возвращение в нужное русло требует лишь немного планирования, обязательности и последовательности.

Эти восемь советов организации Национальной Ассоциации Профессиональных Организаторов (NAPO) и Simplify Me Now могут помочь вам преобразовать ваше рабочее пространство из стрессового в спокойное и повысить производительность, позволяя легко найти файлы, документы, материалы, и придерживаться текущих проектов и сроков.

1. Очистите Ваше рабочее место

Посмотрим правде в глаза. Если вы читаете эту статью, вы, вероятно, изо всех сил пытаетесь контролировать хаос, присутствующий в вашем рабочем пространстве. С чего начать?
Согласно NAPO, первый шаг состоит в избавлении от ненужного хлама, занимающего драгоценное офисное пространство. Просмотрите эти штабеля бумаг и избавьтесь от дубликатов. Очистите ваш ящики стола и шкафы с документами и выбросьте (или переработайте) всё, что вы не использовали в течение шести месяцев.
Когда вы останетесь только с необходимыми предметами и удалите избыточное загромождение, вы можете легко организовать то, что осталось.

2. Сделайте перестановку в офисе

Далее, оцените расположение мебели в вашем, недавно очищенном  пространстве, основываясь на том, как вы работаете. Если вам приходится  вставать каждый, чтобы выбросить что-то или поменять папку, ваш рабочий стол и пол могут легко стать хранилищем мусора, говорит NAPO. Расставьте мебель, папки и мусорные корзины так, чтобы ко всему был лёгкий и быстрый доступ.

3. Организуйте свой рабочий стол

Храните только материалы и гаджеты, необходимые ежедневно на рабочем столе, и держите их в пределах легкой досягаемости. В современном цифровом мире, вероятно, не нужно держать переполненную чашку ручек и карандашей или флакон со штрихом, в соответствии с советами NAPO, но ваш компьютер, телефон, несколько ручек, блокнот и степлер должны быть в пределах досягаемости вытянутой руки.

Пэтти Кример, сертифицированный тренер-организатор, сертифицированный профессиональный организатор, автор, спикер и президент www.byebyeclutter.com, советует думать об этом, как о вашем круге друзей.

Предметы, которые вы чаще всего используете, должны быть в пределах досягаемости – это ваши друзья. Предметы, которые вы используете реже (раз в месяц или периодически) должны быть рядом, но вы должны иметь возможность встать и получить к ним доступ – это ваши знакомые. Предметы, которые вы редко или никогда не используете, но которые должны хранить, должны быть убраны из вашего офиса целиком – это незнакомцы», говорит она.
Simplify Me Now предлагает создать систему документооборота для всех входящих документов.

Папка «Входящие» — для документов, которые ещё не были рассмотрены. Коробка «В обработке» для документов, с которыми вы работаете. Система хранения (см. следующий совет) или мусорная корзина для документов, с которыми работа окончена.

Не кладите рассмотренные документы обратно на стол. Примите решение для действий, а затем следуйте до конца. Конечно, когда это невозможно сделать мгновенно, Кример советует: «подумайте о следующем шаге и положите туда документ. Дело не в том, куда вы его положили, а где вы его будете искать».

4. Разработка системы регистрации

Не существует правильной или неправильной системы регистрации, пока она соответствует вашему стилю работы и может легко поддерживаться, говорит Кример. В зависимости от ваших личных предпочтений, вы можете хранить документы в алфавитном порядке, по проектам, по клиентам, либо каким-либо другим методом, который работает для вас.
NAPO предлагает использовать тот же метод для электронных документов, который вы используете для бумажных. Регулярно сортируйте, архивируйте и очищайте электронные и бумажные документы, чтобы избежать беспорядка и нагромождения.

Основной список (индекс) имен файлов может помочь избежать создания дубликатов при добавлений новых файлов и помогает сохранить порядок файлов, клиентов и проектов. И это отличный инструмент, которым могут воспользоваться другие сотрудники в ваше отсутствие, говорит Кример. Не будет телефонных звонков типа: «где этот файл?»,  портящих ваш отпуск.

Держите наиболее свежие документы в начале папки для свободного доступа, и не забудьте проверить политику записи-хранения вашей компании, чтобы убедиться, что вы не выбрасываете жизненно важный документ. Храните архив старых записи в ящиках, или сканируйте для хранения документов в электронном виде.

5. Тайм-менеджмент

Используете ли вы всё ещё блокнот и ручку или программное обеспечение для ПК или смартфона для составления списка дел (To-Do List),  убедитесь, что вы идёте соответствии с графиком и что назначенные встречи и сроки выполняются, говорит NAPO.

Освободите, по крайней мере, час каждого рабочего дня, чтобы сосредоточиться на проектах и необходимых действиях, и NAPO рекомендует выделение в два раза больше изначально запланированного времени для каждой задачи, с учётом перерывов и последующего возобновления деятельности. Кример предлагает отслеживать затраченное время в течение недели, чтобы получить лучшее представление о том, сколько времени отнимают некоторые задачи, прежде чем начать планирование.

«Если вы используете смартфон или другой электронный инструмент, убедитесь, что он синхронизирован», говорит Кример. «Нет ничего более бесполезного, чем Android-телефон или iPhone, который не синхронизирован с календарём на вашем компьютере. Технология очень проста, но многие её игнорируют», говорит она.

Разделение крупных проектов на более мелкие и ежедневное планирование времени на каждый из них, может помочь справиться с большими заданиями. Но вы обязательно должны планировать, говорит она.

«Удивительно, но самым заброшенным инструментом в управлении временем является календарь. Я говорила с сотнями зрителей и работала с бесчисленными клиентами в их служебных помещениях и планирование не является главной частью их дня. Большинство людей, которые планируют, составляют только план собраний и встреч. Они не планируют время для работы, которую предстоит сделать между ними. Они создают to-do list на бумаге или в голове и никогда не планирую это сделать. Таким образом, список дел становится списком уклонения от дел», говорит Кример.

6. Общайтесь по расписанию

Отведите время в вашем списке дел для ежедневной обработки  электронной почты и ответов на телефонные звонки. Для большей эффективности, NAPO предлагает делать это один раз утром и один раз днём.

«Установите таймер на 10-ти или 15-минутные  интервалы времени и совершайте маленькие спринты, чтобы добиться цели. Известно, что наиболее эффективное время составляет 15  минут до того, как вам понадобиться выйти на встречу или собрание», говорит Кример. «Это называется дедлайн — масса 10-15 минутных дедлайнов один за другим может дать удивительные результаты».

Напишите программу для каждого телефонного звонка, чтобы не забыть важные моменты, и, если требуется оставить сообщение, отметьте точно, какое ответное действие или информацию вам нужно получить от других, чтобы выполнить ваше задание.
 

7. Организуйтесь в цифровом виде

Электронная организация так же важна, как и физическая, говорит NAPO. Создайте различные папки в ящике электронной почты для каждого клиента и проекта. Настройте программу так, что при получении новых сообщений, они будут попадать в соответствующую папку. Это позволит вам действовать быстро и эффективно.

«Если вы долго храните письма в почтовом ящике, создайте папки для каждого года, и переместите старые электронные письма в соответствующие папки. Забегая вперед, не позволяйте письмам оставаться в папке «Входящие», если они не требуют действий», говорит Кример. «Либо удалите его, либо перешлите, либо поместите в архив. Папка «Входящие» только для писем, требующих каких-либо действий. Она не для хранения».

Система хранения цифровых документов должна отражать вашу физическую систему регистрации — с папками, вложенными папками для хранения записей и документов. Для архивных материалов отличным вариантом является провайдер облачных услуг. Храните в облаке завершенные проекты или файлы, которые вам не нужны каждый день.

Наконец, сведите к минимуму отвлекающие факторы. «Выключите все уведомления по электронной почте: звуковое оповещение, значок конверта в области уведомлений, изменение курсора мыши, и особенно мерцающее оповещение на рабочем столе «Новый E-mail», говорит она. «Так как вы выделили определённое время для проверки и ответов на электронную почту, вы не нуждаетесь в них. Вы не поверите, сколько времени вы будете экономить!»

8. Ритуализируйте ваш рабочий день

Организация не является однократным мероприятием, вы должны идти в ногу с притоком документов, файлов, проектов и коммуникаций. В конце рабочего дня посвятите около 15 минут обновлению списка дел, подшивке завершенных проектов и размещению  незавершенных документов в надлежащее место. Это даст чистое, свежее, организованное начало работы следующим утром.