Успешный выбор ERP. На что стоит обратить внимание

Это, конечно, очень важные вопросы, но они – только один аспект целого набора свойств и качеств системы, на которые надо обязательно обратить внимание.

Более того, при сравнении разных ERP систем нужно рассматривать функциональность в связке с технологиями и кто вендор.

Только так можно быть уверенным в том, что вы сделали  правильный выбор и ваша система будет верой и правдой служить вам многие годы. Ниже представлены несколько подсказок, куда смотреть при оценке новой ERP системы.

Платформа

Платформа, на которой работает система,  (т.е., .NET, SQL, hosted, и тд.) очень важна, но делать выбор ERP системы, основываясь только на ней, не стоит. Это может отвлечь вас от той реальной ценности, которую может привнести в ваше предприятие ERP система. Например, сейчас очень важно иметь web-ориентированное решение, но мнение, что только одна платформа подойдет нужным критериям, может удалить из вашего списка другие опции еще до того, как вы о них узнаете. Не исключайте из списка возможных поставщиков какой-то софт только на основе платформы. Посмотрите на функциональность верхнего уровня и подумайте, компенсирует ли платформа отсутствие некоторого функционала, и наоборот.

Технологии

Вместе с эволюцией технологий изменяется и ERP система. Если производитель ERP  не находится на передовой новых технологий, возможно, этот вендор  — не та команда, с которой вы бы захотели сотрудничать довольно продолжительное время.

Проведите исследование, узнайте как можно больше о каждом предполагаемом вендоре. Как они работают с новыми технологиями, занимаются ли исследованиями и разработками для будущих приложений или фокусируются на существующих технологиях, которые в ближайшее время уже устареют? Если какие-то опции софта не включены в пакет, но  функциональность соответствующую этим опциям предлагают, готов ли вендор под этим подписаться?

Сколько вендоров работало над пакетом?

Очень важно понимать, сколько вендоров в итоге работало над ERP пакетом. Некоторые ERP системы созданы на основе технологий, собранных из разных источников, но этот пакет составляет один продукт. Такая ситуация часто приводит к несовместимости софта, и, как следствие, к потере денег и времени.

В идеале, компоненты ПО должны быть спроектированы, созданы и поддерживаться одним вендором. Например, у вендора А есть замечательная система, но являются ли они разработчиками всего программного комплекса? Может быть, когда у вас «падает» биллинг, и вы обратитесь за поддержкой, а вендору А придется обращаться за помощью в решении этой проблемы к вендору Б,

Вендор В, может быть, поддерживает систему оценки качества, а вендор Г – занимается системой eCommerce?

Иногда число вовлеченных в разработку вендоров может оказаться равным числу модулей  системы. Поддержка такого хозяйства обернется вам потерей времени и денег. Более того, о некоторых нюансах работы системы им будет сложно договориться между собой. Поэтому работа с продуктом множества вендоров обременительна и должна не перевешивать экономический эффект от внедрения и работы системы, не должна нарушать работы ИТ отдела.

Демонстрация продукта

Очень полезно увидеть демонстрацию продукта, но как узнать, на что обращать внимание в эти моменты, чтобы получить четкое представление о сильных и слабых сторонах софта? Нужно также помнить, что во время демонстрации вы смотрите не только на продукт, но и на вендора. Обратите внимание на то, как даются ответы на вопросы, четко и ясно, или размыто и невнятно. Будьте настойчивы в получении нужной вам информации, особенно в части того, кто разрабатывает, пишет и поддерживает все компоненты системы, насколько связаны компоненты системы, легко ли ими управлять, и насколько они эффективны, какая функциональность включена в пакет и как система может обработать специфические запросы. Помните, что это работа продавца – показать вам все опции программы и сделать так, чтобы программа показалась вам легкой в управлении.

Используйте все отведенное вам время на демонстрацию и тестовую работу с программой.

Не бойтесь вводить все нужные вам параметры и смотреть, как система реагирует на них. Хотя демонстрации очень важны, еще важнее личный опыт и тестовое внедрение программы.

Рекламный шум

Весь этот шум по поводу сервисно ориентированной архитектуры (SOA), лучшего в линейке, упрощенного производства и многих других завлекающих фраз, появившихся вокруг индустрии в наши дни, не должен отвлекать вас о своей цели. Количество ERP систем на рынке может вскружить вам голову, но лучше смотрите на то, кто создает весь это рекламный шум. Например, правда ли SOA лучше, или это просто рекламный пакет, который вендоры используют как завлекалочку?    Исчезнет ли этот шум, как только сменится продукт?

Время развертывания

Время-деньги. Когда вендор скажет вам, сколько времени ему понадобится на внедрение выбранной системы, спросите его, как он рассчитал это количество времени. У вендора может быть уже рассчитанный план, как внедрить систему за более короткое время, чем их конкуренты. Время внедрения может варьироваться в зависимости от пакета, но не верьте на слово работнику офиса продаж, лучше спросить технического представителя вендора. Например, спросите предыдущего клиента этого вендора, смогли ли подрядчики выдержать заявленное время внедрения. Если нет, то на сколько дольше проходило внедрение системы? Внедрение ERP – это не только покупка программы. Обычно за этим следует настройка и запуск, а также поддержка всей системы впоследствии.

Отзывы клиентов

Существующие отзывы клиентов полезны, но стоит запомнить несколько вещей. Во-первых, клиенты, которые  в списке рекомендаций,  попали туда не случайно. Во-вторых, вендоры не любят рассказывать о проблемных клиентах. В-третьих, вендоры дают столько отзывов, сколько вы попросите, ни больше, ни меньше. Если вы попросите два, только два вам и дадут.

Попробуйте попросить десять или больше. Потом посмотрите сайты вендора и его клиентов на предмет историй успеха, цитат и новостей. Поищите в интернете контакты компаний-клиентов и позвоните им напрямую. Четко оговаривайте с вендором, с какими клиентами вы бы хотели пообщаться. Лучше всего выбрать таких, которые внедрили подобную систему, какую собираетесь внедрять вы, на похожую основу, или компании, совпадающие с вами по размеру, работают в той же сфере, что и вы. Возможно, вы не найдете точно совпадающие компании, но у вендора, который может предложить разные компании в качестве своих клиентов, больше удовлетворенных клиентов.

Удержание клиентов

Очень полезно иметь хотя бы короткий список текущих удовлетворенных клиентов. Важно когда вендор поддерживает отношения с клиентами в течение длительного времени. Спросите своего вендора, какой процент его клиентов остается в ним на годы и даже десятилетия? Со всеми этими покупками и кризисами ни один вендор не может похвастаться 100% лояльностью клиентов, но цифра менее 80% должна стать сигналом к дополнительным вопросам и исследованиям. Выбор новой ERP системы – это очень важный проект, такой, который будучи выполнен качественно, должен работать годами, при правильном внедрении.  

Беспристрастный взгляд

Вам нужно понимать особенности своего рынка и своей позиции на этом рынке. Конечно, не помешает подумать о том, где вы хотите видеть себя лет через пять, но главное – четко понимать, где вы находитесь сейчас. Конечно, здорово представлять себя компанией на миллиард долларов, но реальность, может быть в промежутке между $25 и $100 миллионами. Купите такой пакет, который будет отражать вашу реальную позицию на рынке, но сможет выдержать и быстрый рост к намеченной вами цели. Коробочная ERP система, купленная в соседнем офисе вендора, вряд ли сможет предложить поддержку многомиллионного производства. Но и в другую крайность впадать не стоит. Те решения, которые используют гигантские компании-мультимиллионеры, слишком дороги, и неповоротливы. Идеальный пакет – это такой, который можнокупить сегодня, с необходимыми модулями, а потом масштабировать вместе с ростом компании.

Подвохи с консультантами

Привлечение консультанта в деле выбора ERP системы было  бы очень полезно и информативно. Но опасайтесь такого консультанта, который чем-то связан с какой-нибудь отдельной 

ERP системой. На мнение такого консультанта не должна влиять конкретная система или производитель, только тогда вы сможете получить объективные выкладки. А ваша компания – вовсе не подопытный кролик, чтобы позволять сторонним специалистам тестировать свои навыки продавца за ваши деньги. Многие внедрения оказались неудачными из-за того, что консультанты обошли стороной более удачные решения, а в итоге продали тот продукт, с которым имели договор о распространении. Поговорите с консультантом, порасспрашивайте его, какие системы он предлагал другим своим клиентам и почему. Поговорите с другими его клиентами, спросите их, какую систему они в итоге внедрили. Если большинство из них внедрили одну и ту же систему – это повод отказаться от сотрудничества с ним.

Выбор ERP системы – это не вопрос желаний разных людей в организации, это вопрос обслуживания нужд предприятия. Это вопрос получения необходимого сервиса сегодня и в будущем. Это покупка, работа с которой будет продолжаться многие годы, и вы должны ощущать себя с системой на равных, партнером. Вы не просто покупаете программу, вы также покупаете венодра и его культуру обслуживания.

Главными факторами в этой сделке должны быть возможности программы и возможности вендора.

Подготовлено НП «СОДЕЙСТВИЕ»