Специфика автоматизации предприятий государственного сектора

Между тем понятие «госпредприятие» не является тождественным понятию «бюджетное предприятие». Список предприятий государственного сектора крайне широк и включает в себя: бюджетные предприятия, федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУП), муниципальные унитарные предприятия (МУП), некоммерческие предприятия и организации (НКО), а также различные ОАО с долей госсобственности. Все они отличаются между собой как формой и степенью участия государства в их работе, так и масштабом и спецификой деятельности.

На первый взгляд сложно представить, что возможно использовать одну платформу автоматизации для всего спектра госпредприятий. Как свидетельствует практика компании GMCS, госпредприятиям необходима мощная ERP-система, масштабируемая от небольшого предприятия до инфраструктурного предприятия федерального масштаба, с набором глубоко проработанных базовых функций и легко настраиваемая под узкоспециализированные задачи отрасли.

Перечислим основные особенности управления в госпредприятиях, которые требуется учитывать при автоматизации. В первую очередь это касается организации финансового управления. К примеру, свою специфику в государственных компаниях имеют процессы бюджетирования. Как свидетельствует практика, важно, чтобы информационная система предоставляла руководителям, специалистам финансово-экономических и аналитических служб предприятия необходимые инструментальные средства для реализации замкнутого цикла управления процессом планирования, обеспечивая органичное сочетание исполнения требований госрегулирования и решения собственных стратегических целей.

Также в числе требований госпредприятий при автоматизации бюджетирования является поддержка в системе регламентов согласования и утверждения бюджетов, а также возможность ведения нескольких версий бюджетов. Отражение операций системы в разрезе бюджетных статей является дополнительным преимуществом, т.к. позволяет проводить оперативный контроль и облегчает подготовку и получение отчетности по исполнению бюджета.

Свою специфику в госпредприятиях имеют процессы учета движения денежных средств. Благодаря автоматизации госпредприятиям могут осуществлять оперативный контроль расходования средств, контроль над платежами, в том числе контроль лимитов по статьям бюджета, параметрам договоров и т.д.

Организация тендерных процедур и управление закупками – сфера особого внимания. Автоматизация позволяет существенно повысить контроль и прозрачность управления закупками и тендерными процедурами, а также существенно упростить подготовку отчетности для соответствующих органов государственного регулирования.

Для целей госконтроля и прозрачности корпоративного управления критичным является то, чтобы в информационной системе была реализована возможность непрерывной поддержки отношений с поставщиками в рамках тендерных процедур (схема 1).

Схема 1. Цепочка взаимоотношений с поставщиком в рамках тендерных процедур

Свою специфику в госпредприятиях, которую необходимо учитывать при автоматизации, имеют процессы управления имуществом. Имущество госпредприятий формируется из нескольких составляющих. К примеру, имущество ФГУП формируется как за счет имущества, закрепленного за ним на праве хозяйственного ведения или на праве оперативного управления собственником этого имущества (государством), так и за счет собственного имущества. Вместе с тем, передавая предприятию в собственность имущество, государство осуществляет жесткий контроль над тем, как предприятие распоряжается этим имуществом. Особые требования предъявляются к управлению имуществом инфраструктурных предприятий, от состояния которого зачастую зависит жизнедеятельность целых регионов, где эти предприятия располагаются. 

В рамках управления имуществом сугубо специфичными для госпредприятий задачами являются учет вещевого обеспечения, спецодежды и инвентаря, управления ведомственным автотранспортом и другие задачи.

Многие госпредприятия являются монополистами (естественная или государственная монополия) в своей отрасли. К монополистам можно отнести и те предприятия, которые занимаются регулируемыми государством видами деятельности. Предприятиям-монополистам важно организовать прозрачный учет затрат, позволяющий разделить затраты по видам деятельности и иметь возможность готовить отчетность для обоснования тарифов на оказываемые услуги или товары для их получателей.

Наконец, в своей деятельности госпредприятия формируют множество видов отчетности: бухгалтерскую, налоговую (декларации, налоговые регистры), статистическую и управленческую отчетность, отчетность по  средствам бюджетного финансирования (например, отчеты об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам и др.). Часть отчетных форм имеет жестко регламентированный характер, другая же может разрабатываться предприятиями самостоятельно. Автоматизация процессов формирования и подготовки отчетности дает госпредприятиям дополнительные преимущества, позволяя повысить достоверность и оперативность получаемых данных.

Необходимо отметить, что в настоящий момент мы отмечаем высокий интерес со стороны госпредприятий к полномасштабной автоматизации своей деятельности. В частности, сегодня компания GMCS с применением специализированного решения «GMCS Госпредприятие», разработанного на базе Microsoft Dynamics AX, реализует ряд проектов автоматизации крупных государственных компаний, имеющих сложную разветвленную филиальную структуру. К примеру, в рамках одного из проектов решаются задачи автоматизации бюджетирования, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, раздельного учета затрат.

Рассмотрим более подробно основные компоненты автоматизированной системы управления для государственных структур на примере решения «GMCS Госпредприятие». Данное решение ориентировано на государственные компании и предприятия с государственным финансированием. Также решение подходит предприятиям с регламентированными процессами бюджетирования, финансирования и централизованных закупок.

Решение «GMCS Госпредприятие» состоит из нескольких компонентов.

Учет бюджетного и инвестиционного финансирования

В области контроля бюджетного целевого финансирования решение GMCS позволяет:

·         Вести учет программ целевого финансирования;

·         Вести полностью раздельный учет финансово-экономической деятельности в разрезе программ целевого финансирования (рис. 1);

·         Готовить регламентную отчетность по программам целевого финансирования

Рис. 1. Пример отображения в системе структуры источников финансирования

Также решение GMCS включает в себя инструментарий для раздельного учета затрат. Функциональность решения позволяет классифицировать виды деятельности, а также калькуляцию себестоимости по видам доходов.

Развитое бюджетирование и учет движения денежных средств

Решение GMCS предоставляет госпредприятиям возможность для сбора и согласования заявок на расходование денежных средств, учета кассового исполнения по бюджетной и внебюджетной деятельности, учета расходования средств на лицевых и расчетных счетах, формирования банковских документов. Благодаря поддержке решением интеграции с различными системами банк-клиент, в системе есть возможность для организации электронного взаимодействия с отделениями Федерального казначейства РФ, что существенно упрощает документооборот госпредприятия.

Управление закупками и тендерами, управление договорной деятельностью

«GMCS Госпредприятие» содержит необходимые инструменты для управления процедурами конкурсных закупок и тендеров. В частности, позволяет эффективно управлять процессами формирования лотов, подготовки тендерной документации, сбора, анализа и оценки тендерных предложений. Для удобства работы пользователей предусмотрена гибкая система документооборота, включающая оповещения по электронной почте.

На рис. 2 представлен порядок поддержки решением «GMCS Госпредприятие» тендерных процедур.

Рис. 2

Еще одним преимуществом применения решения является возможность ведения электронной базы документов по каждому тендеру, а также ведение базы потенциальных поставщиков с возможность классификации поставщиков по отраслям, ранжирования поставщиков по различным критериям. Помимо этого, есть возможность для квалификации претендентов в поставщиков и отражения в системе факта прохождения поставщиком процедуры проверки службой безопасности предприятия, выбора из базы данных поставщиков для участия в тендере на основе различных атрибутов (с учетом исторической информации), автоматической регистрации потенциального поставщика через интернет-сайт на основе электронной анкеты, а также хранения документации по поставщикам в электронном виде (сертификаты, лицензии, договоры, уставные документы пр.).

Расширенное управление имуществом

Решение «GMCS Госпредприятие» на базе Microsoft Dynamics AX содержит мощный блок функциональности для управления сложным оборудованием, включая процессы технического обслуживания и ремонты оборудования, техники, зданий и сооружений. К примеру, специалистам ремонтных служб решение предлагает инструменты для паспортизации и классификации оборудования, формирования технологических карт и смет по обслуживанию и ремонту, планирования работ и необходимых материалов, подготовки требуемой отчетности о фактическом исполнении работ.

Кроме того, решение GMCS для госпредприятий позволяет автоматизировать такие специфичные задачи, как управление автотранспортом – поддерживается учет закрепленных водителей, подготовка и учет путевых листов, расход топлива и учет пробега. 

Формирование отчетности

Решение GMCS предоставляет госпредприятиям большой базовый набор отчетности, удобный инструментарий для подготовки консолидированной отчетности, а также настройки специальной и регламентируемой отчетности. В частности, решение содержит гибкий инструмент настройки форм корпоративной отчетности, который включает в себя набор расширенных функций для MS Excel, позволяющий получить данные из модулей единой информационной системы. Для удобства пользователей есть возможность создания именованных шаблонов отчетов. Кроме того, в решении содержится механизм, позволяющий сохранять версии подготовленных отчетов, осуществлять их сравнение и поиск расхождений между ними.

Дмитрий Приходько, департамент решений Microsoft компании GMCS.